【電子帳簿保存法】電子取引データの保存について

電子データ。ここで発行される領収書は今後、電子での保存が必要に。

2年間の猶予が設けられていた電子帳簿保存法ですが、
2024年1月からは対応が必要です。
何を準備すれば良いのか、中小企業や個人事業主の電帳法対策について考えてみました。

電子取引データはデータのまま保存

まず電子帳簿保存法は以下の3つに区分されています。

①「電子取引」のデータ保存
②「帳簿書類」の電磁的記録による保存
③「スキャナ」保存（紙で受けとったもの）

①は対応「義務」があります。②、③については、対応するかどうか「任意」となっています。

②は、「優良な電子帳簿」の要件を満たし、あらかじめ届出書を提出することで、
過少申告加算税（が生じた場合）の優遇が受けられます（５％軽減）。
使用している会計ソフトが対応しているかどうか確認し、進めていくと良いかもしれません。

この記事では、対応が必須である、①「電子取引」のデータ保存について書き進めていきます。
わかりやすく言うと、メールで受け取ったPDFや、ウェブサイトからダウンロードした請求書、領収書などのデータを、「データのまま」保存しなければいけないということです。

電子取引の保存要件【検索機能の確保】

電子取引の保存にあたっては、真実性や可視性の確保が求められています。

可視性については、システム概要書やマニュアルの保存、すぐプリントアウトできる環境などについても言及がありますが、これは、
調査の際などに、すぐ検索、出力できる状態と考えていただければよいでしょう。

「検索機能の確保」については定められて、以下の内容で検索できるようにしなければなりません。

・取引年月日（その他の日付）
・取引先名
・取引金額

方法は、以下の通り二つ考えられますが、②の方法が運用しやすいのではないでしょうか。

①PDFなどの電子データのファイル名に、上記3つの内容を反映する。

例）20230911株式会社もっと会計55000.pdf

ファイル名が長いですよね。

②Excelなどの表計算ソフトで一覧表を作成し、ファイル名は連番（1、2、3･･･）とする。

例えば、受け取った電子データをフォルダに入れている状態で、どちらが管理しやすく検索しやすいか。

フォルダ内をファイル名を検索するか、Excel内で検索しファイルを呼び出すか。

長い名前をつけたファイルにするか、ファイル名は連番のみにするか。

ファイル名を付けるよりも、Excel上で入力した方がやりやすく調べやすいと思うので、
後者である②の方がいいかなと考えています。

電子取引の保存要件【改ざん防止措置】

次に、データの真実性の確保として、データ改ざん防止の措置が求められていますので、
以下のいずれかの対応が必要です。

①タイムスタンプが付与された書類を授受する
②書類授受後遅滞なくタイムスタンプを付与する
③訂正削除の記録が残る又は訂正削除ができないシステムを利用する​
④訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付け運用する

タイムスタンプを付したり新しいシステムを導入するにはコストもかかります。
それ以外の方法としてあげられているものがあり、
④の「改ざん防止のための事務処理規定」を整備し、規定通りに運用することで対応できます。

この事務処理規定については、国税庁のウェブサイトにサンプルがあります。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

リンクの下方に、下記の名前で、事務処理規定の例が載っています。

「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）」
「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）（Word/18KB）」

おわりに

以上の通り、
１．電子で受けとったデータをまとめて保存しておく場所を確保する
２．１のデータを検索できるように整える
３．事務処理規定を整備し運用

という３つの手順が、多くの中小個人事業者にとって必要な対策だと思われます。
電子取引データがあまりない場合には、それほど負担にならない可能性もあります。
電子帳簿保存法に必要な準備、少しずつ確認していきましょう。

【日記】
就寝した場所と起床した場所、3人とも別々の場所になっていました。
次女がローリングして、私と長女をはじきとばしていきます。

次女は帰宅後に「ママ、あいたかったよ」と感情入っています。
夕食はカレーライスと牛乳。○○って言って。と演劇指導が止まりません。
長女はシャインマスカット、どうしてこんなにおいしいの！と感動。
2才の頃にシャインマスカットを遠慮なくパクパク食べていたことを思い出しました。

【次女睡眠日誌】
牛乳おかわり、牛乳たりない、ねむれない、が睡眠時多発コメント。
少し気温が下がり、クーラー25°でもまあまあ寒く。
2日連続8時半に絵本読んで就寝しましたが、一人だけ汗かいてねむれないと。
今朝も水たまりができていました。牛乳飲みすぎちゃうん、とおもって言っても
理解できないんですよね。もうやめることもできないようで。
昨晩は22時頃と1時台。起こされたのは1度だけで済みました。