子どもには紙にも触れて欲しい。
ペーパーレス化したかった理由
独立して実現したいことがたくさんありました。そのひとつがペーパーレス化。
便利だからという至極現実的な理由のおかげでペーパーレス化することを正当化してきました。また、ペーパーレス化に対応するのはひとつの「スキル」だと思っていましたので、近い将来にむけて目指すものでもありました。資料保管場所の削減という差し迫った問題に対応するためにも、やり遂げたいことでした。
例外があるとすれば、お客様に無理強いはしないということ。これまで紙だったものを無理やりデータにはしないということです。ご負担ない程度に少しずつご提案しご協力いただいてきました。お客様によっては紙は安心できる馴染みのあるツールでもあるので、そのお気持ちを尊重していきたかったのです。
ところが実際にはそう思っているのは私の方で、経営者のみなさんはご年齢に関わらず新しいやり方を取り入れようとされるの方が多いのですが(^^)
ともかく、「ペーパーレスの恩恵」は受けなければならないと思っていました。
ペーパーレス化はまだ半ば
ペーパーレス化することによりどのように便利になるのでしょうか。
データで保管したり、データで納品したり、データで画面をご一緒に確認させていただけることはとても「便利」ですね。調べ物があるときにも、データであればすぐに取り出せます。重い紙のファイルを持って訪問しなくても良いことも大きな魅力です。ノートパソコンの重さはありますけれど。
長期的にもペーパーレスの方が良いでしょうね。紙資料の保管は、色々と限界があると思っています。これまでの経験では、事務所に多くのキャビネットがあり、キャビネットに収まらず倉庫スペースを借りている状態を目の当たりにしてきました。その頃から、この多くキャビネットとの「同居」は私にはできないなと考えていました。家賃いくらするのかも気になるところでしたね…。
そんな便利なはずのペーパーレス化なのに、現在のペーパーレス化の状況は、まだ初歩的な段階です。
新しく作成するデータや資料はペーパーレスにしていますが、まだまだこれまでの資料は紙で持っています。お客様から過去の申告書をお預かりしたりと、紙でいただくことも多く。その都度スキャンして名前をつけて保存する流れも作業負荷がかかり微妙で、結局1年分の紙資料をまとめてスキャンしています。（できるだけデータでいただいたり保管するとしても。）
ペーパーレス化の課題
ペーパーレス化したいし、実益もあるのに完全移行できていないのは、いくつかの理由があります。
ひとつは「スキャン」読み込みの問題。
私は紙で資料を受け取るにしても、スキャンする前提で保管していますので、いざスキャンするとしてもスムーズです。しかし、もしスキャンする資料が、「ステープラー」、「ふせん」、「インデックス」、「サイズの違う用紙」、「両面と片面混ざり」などが混ざりあっていると大変です。
性能のよいスキャナーは範囲内でのサイズ違いや両面スキャンは読み取ってくれますが、クリップ、インデックス、ステープラー、三つ折り資料などはどうしようもありませんね。過去に大手銀行が、「ホチキス外し」AIロボットで3億枚の紙書類を電子化するといった話がありましたが、うまくいったのでしょうか。
過去の紙資料がある場合、まとまった労力がいりますね。
もうひとつが「データ管理」。
データ化すればおしまいということでもなくて、ペーパーレス化にはデータ管理が必要です。
「ファイル名」や「保存先」、もっといえば「保存先の管理」まで考えなければうまく進みません。
データ保管ルールを決めて運用するのは、紙資料のファイリングや保管ルールにも似ています。「検索」を使えるのがデータの強みですが、どうすればファイリングに手間をかけすぎず、うまく運用できるかという課題は残ります。
データ整理ができないまま進むと、ストレージを無駄に圧迫したり、必要なときに探せなくなる恐れも。
紙の方がわかりやすかった！となりかねません。
あとは「データで資料を見る・編集する」スキル。
紙を手でめくるのは簡単ですが、データをなめらかに見たり編集したりするのは、慣れも必要ですね。やり方も色々あります。うまくデータを使えるスキルを手に入れましょう。
ペーパーレス化をひとつのスキルとして取り組んでみませんか。
【日記】
確定申告業務。
2月までに終えるという目標を見直さなくてはいけなくなりました。すでに反省会も半分終えて。まだまだ改善の余地があり今後が楽しみです。「繁忙期だから〜！」とカリカリせずに過ごせているのはよい点とします。
次女の口ぐせ「今日だけだから〜」。今日は、「今日だけだからキャベツ残してもいい？」でした。
昨日は、「今日だけだからぷりきゅあ見てもいい？」だったような。
長女は「今日もがんばってくるね！」が口ぐせ（？）。毎朝私も嬉しく見送ります。
【something new】
ニーモシネ （ノート）質感もさることながら黄色い紙が入っているのが好き。
