いつも上機嫌。
お仕事の連絡方法、昔は電話が多かったのですが、私の周りでもメールやチャットが主な連絡手段になりつつあります。文章での連絡の取り方で気をつけていることについて書いてみます。
怒っているのかなと思われないように
どうしても、
「質問」や「お願い」することが多い税理士としてのお仕事。
期限を指定してご依頼することもあります。
連絡するときはそういう内容が多いので、文面が厳しい印象になりがちです。怒っているのかな、と思われそうな文面も。「ご依頼」＋「丁寧」を心がけるとなぜか ＝「かたい」「こわい」という印象になってしまうのです。適度にくずしてコミュニケーションがとれればいいのですが、私は年齢に関わらず敬語を使わずにお話するのが苦手です。そういえば社会人になる前から苦手だったなぁと。
理由はそれだけではありません。
20年近く税理士業界をみてきた経験から、自分はそうなりたくないなと思うことが多かったからです。その中でも印象的なのが、不機嫌そうな方やえらそうな方です。ほおづえついて話をする方もいました。
だから、機嫌よさそうな文章とまでは言わなくても、怒っていなくて「フラット」に接していることが伝わってほしい。さらに、文章が、やっていただいて当たり前、という雰囲気がでなければいいなと思っています。
スムーズに解決するように
そうはいっても、かちかちに文章を書いていたらそれはそれでお互いしんどくて。
適度なコミュニケーションの流れができていたら、途切れないように意識しています。だから、確定申告や何かしらの多忙期が重なり、少しコミュニケーションが途切れてしまうと落ち着かない。
自分が望むいい仕事ができているように思えませんからそわそわします。特に何か問題が起こるわけでもないですが、流れを遮らないことを日々意識しているので、落ち着きませんね…。
文面も、丁寧に書こうとすれば冗長になるので、できるだけシンプルに書くよう心がけていますよ。（それでも、やや長めかもしれませんが^^;。）
できるだけ往復回数を減らすように
スムーズに解決することと近いですが、連絡の往復回数をできるだけ減らすように意識しています。
たとえば、決算などで質問を都度するよりは、まとめてする方が多いですね。他にも確認することないかな、と拝見していて、結果ほかにはなくて遅くなってしまうこともあるので、さらなる工夫は必要ですね。
できるだけ往復回数を減らそうとすると、テンポが悪くなることはあるので、どうするかですね。
メールは往復回数少なめを重視して、チャットはテンポ重視という運用もありかなと思っています。
けれど、どちらも使うというよりかは、連絡方法はひとつにまとめた方がよいかもしれません。
今のところ私が意識している点について少しご紹介しました。
【日記】
長女がしきりにお礼を言います。広島旅行ありがとうと。久しぶりに眠っている次女を抱っこしました。これからもずっと抱っこできればいいですが筋肉痛…。足にまめもできました。ウルトラウォーキングのときでさえできなかった場所に。
旅行は不測の事態がいろいろ起こるので鍛えられますね。電車が5分遅れていることをさもありえないことのように「遅れている〜！」と言っている子どもたちにも、電車が時間通りに来ることの凄さを伝えました。そういうのも学びですね。
【something new】
広島城
みっちゃん総本店
