自動いろいろ。
紙の領収書をデータで読み込んで仕訳を行ってくれるサービスが、電帳法の波に乗ってかつてないほど取り上げられています。
このサービスを利用すれば効率化できるのかというと、そう言い切れるものでもありません。もちろん向いている業態などもあるのでしょう。今回はあえて使いづらい点について取り上げてみます。
（各社によって対応が異なる点がありますが、私が利用したサービスについて記載します。）
初期設定とか都度ログインとか
証憑をスキャンして仕訳データを作成してくれるとすれば、本当によいですよね。しかし、それまでの道のりは長いです。スキャンしたデータがあってもすぐに活用できません。
紙の資料をスキャンできるスキャナーが必要だということはわかっていました。（わかっていたつもりでしたが、これも違いました。スキャンがなくてもスマホのカメラでもできるんですね。不便でしょうけれど。）
それだけではだめで、このサービスを利用するために、登録とか契約とか設定とか（場合によっては、ダウンロードとかインストールとか）、そしてログインとか色々としなければいけません。
サービス利用までの手順が多いので、ちょっと敷居が高いかなという印象です。
スキャンの手間
つぎにスキャンの手間です。A4用紙をするするとスキャナーに流し込む作業イメージでしたら、現実には、そういうわけにはいきません。
大きさの違う書類をスキャンする手間
性能のよいスキャナを使っていても、スキャナに紙がうまく流れていくのかどうかは、神経を使うものです。紙の大きさが違う書類をスキャンするのは手間がかかります。それぞれを画面で確認してきちんとスキャンできているかも確認したくなります。
種類ごとにまとめる
経費なら支払い口座ごとに、入金なら入金口座ごとに書類をまとめたほうがよいでしょう。
レシートや領収書には反映されていないので、支払い先、入金先口座を手動で設定しなければいけません。
重複しないように
同じ内容の領収書が2枚あることは現実的に起こり得ることですから、自分で重複しないように管理しなければいけません。
例えば、クレジットカード明細書と、クレジットカードで払った経費の領収書を両方ともスキャンして取り込むと2重計上になってしまいます。預金口座からの出金も同じく。
読み取りデータが仕訳になるまで
取込エラー
すべての書類からうまく仕訳に必要なデータを読み込んでくれるわけではありません。
何が引っかかるのかわかりませんが、エラーがでて反応してくれないことがあります。ぐるぐるぐるぐる時間がかかりますが、全く理由がわかりません。
スキャン
スキャンしたはずなのに、仕訳データとして読み取ってもらえません。
違う日付を参照している、違う金額を参照しているなど、全く検討違いの仕訳データができあがることがあります。
結局全部チェックしたくなる
精度がいまいちだと、結局取込データが作った仕訳を取り込むごとに全部チェックしたくなります。
T番号や消費税率も変に取込ミスがないか気になります。
そうすると、画面上の帳票を参照しつつ仕訳をチェックすることに。ってなんかスマートでないような…。動作も重いです。
ノーチェックで仕訳データとして取り込んだあとで、元帳上でチェックするとよいのかもしれませんね。
しかしこの方法をするのなら、CSVデータをExcelで編集して、仕訳データとして取り込む方が私は好みです。
自動仕訳サービスは、確かに一部の業態では大きなメリットをもたらすかもしれません。しかし、その一方で、導入の手間やスキャン作業の煩雑さ、データの精度に対する不安が残るのも事実です。特に少量の証憑を扱う業務では、手作業で仕訳を行った方が安心で確実かもしれません。さらなる技術の進歩に期待しつつ、現状の業務に最も適した方法を選ぶことが大切です。もしかすると、大量のレシートなどにはスキャンは向いているのかもしれませんね。
【日記】
税理士業。午後私のZOOM会議中に帰宅した長女は、静かに過ごしてくれます。遠隔で誰かとお話するという状況が理解できるのは今どきですよね。
娘たち、ちょっと反抗的になったかと思えば、2人で声を揃えて「ママありがとう」と言ってくれたりもします。
次女は私とくっつくと眠れるそうです。長女の強い説得でマットレスをようやく譲ってくれました。
【something new】
あるサービス
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