データ化したいけど、なんだかんだ現役の書類たち。仕事の資料もそうですが、学校や保育園関連の配布物などもまだまだ多いです。私は分類別に整理しています。
A4で統一
かつてはB4、B5もたくさん使われていましたが、今はA4に統一されつつあります。
お仕事関連はもちろんのこと、我が子の通う保育園の配布物も主にA4です。学校のプリントも、ランドセルやクリアファイルに収まるように、A4が多くなっています。
プリンターやスキャナーもA4を基準にしていることもあり、ほとんどの書類はA4が基本になっていますね。
A4に統一すれば、書類整理がそれだけで楽になります。縦横の方向も合わせられるといいですね。書類で資料を受け取る場合も、A4でいただくようにすれば、書類整理の基本は整います。
スキャンで読み込むにも、サイズ統一は必須です。
書類は立てて整理
すぐに確認するからと、書類を平置きにしていませんでしょうか。平置きは油断するとすぐに積み上がってしまいます。無造作に積み上がってしまうよりも立てた方がきれいですね。それに、立てていると、パラパラと全体を確認することができます。平積みだと下の方はもう目につきません。すぐに取り出せるのも良いですね。
立てて整理するためには、クリアファイル、クリアボックスを活用します。
クリアファイルは、A4でない資料も統一感ある状態で整理しておくことができます。内容ごとに分けていれておくと便利です。
クリアボックスは、仕事の進捗に応じて分類すると使いやすいです。
「処理」・「保留」・「保管」
書類整理の目的は、書類の全体を把握し、そのなかで、対応が必要なものからスムーズに進めるためです。
そのため、「処理」・「保留」・「保管」３種類で分類してみましょう。
「処理」ボックスには、すぐに取り組む仕事を入れておきましょう。全体をざっと確認することで、漏れを防ぐこともできます。仕事に優先順位をつけて、後回しにできるものは「保留」の方に移動します。
「保留」ボックスには、後回しの仕事や、すぐには取り掛からないものを。多くのことを行うのはできません。「やらない」という選択肢も頭の片隅に入れながら。
「保管」ボックスには、終わった仕事の書類のうち、処分しないものを入れておきます。スキャン保存する書類をここに。このボックスが溜まったときに、まとめてスキャンすることができます。
新しい書類が手元にきたら、さっと分類してしまいましょう。
ちなみに、領収書、レシート類はこれらの中にいれません。別の場所に保管してくださいね。
データ整理化と並行して、まずは手元の書類の整理も行ってみましょう。データ整理の参考にもなりますよ。
【日記】
25日。我が家にもサンタさんがやってきました。長女は枕元にプレゼントがなく、落胆しつつも家中を捜索。意中のドーナツのおもちゃを見つけて大喜び！次女は昨日保育園にサンタさんが来たので、もう自分には来ないと思っていて、ワクワクもない朝。プレゼントはサプライズだったようです。
その後もパパと天王寺動物園で楽しく過ごしました。私は今年最後の訪問。サポート中のお客様の補助金の最終通知も来てほっと一安心です。今週金曜日まで営業予定です。
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